التنفيذ
كيف تنقل KMK نظام RA-Core من ورشة العمل الأولى إلى نظام يعمل فعليًا، وما الذي يقوم به فريقك في كل خطوة.
طريقتنا في العمل
ست مراحل من الانطلاق حتى التشغيل وما بعده
لكل مشروع ظروفه، لذا فالمدد الواردة أدناه استرشادية فقط، ويؤكد فريق KMK الجدول الزمني لمشروعك بعد الاتفاق على النطاق.
المرحلة 1: الاستكشاف وتحديد النطاق
المدة: من أسبوع إلى أسبوعين (مدة استرشادية)
نلتقي بالمسؤولين عن كل إدارة، ونستعرض طريقة سير العمل الحالية، ونؤكد بالتفصيل الوحدات والشركات والفروع والمواقع التي يشملها العرض المقدَّم إليك. والنتيجة نطاق مكتوب وخطة استرشادية.
دور فريقك
رشّح مسؤولًا عن المشروع ومستخدمين رئيسيين، وشاركنا نماذجك وتقاريرك الحالية والصعوبات التي تواجهها.
المرحلة 2: تصميم الإعداد
المدة: من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع (مدة استرشادية)
نحوّل النطاق المتفق عليه إلى تصميم للإعداد يشمل دليل الحسابات ومراكز التكلفة والمخازن ومسارات الاعتماد وأدوار المستخدمين، وفي إدارة المرافق هيكل المواقع والمباني والأصول.
دور فريقك
راجع التصميم مع رؤساء الإدارات، وأكّد القرارات الواردة فيه.
المرحلة 3: تجهيز البيانات وترحيلها
المدة: من أسبوعين إلى أربعة أسابيع حسب حجم البيانات (مدة استرشادية)
نوفّر قوالب للبيانات الرئيسية والأرصدة الافتتاحية، ونراجع ما تجهّزه ثم نحمّله في RA-Core. ومعالجة المشكلات في هذه المرحلة أيسر كثيرًا من معالجتها بعد بدء التشغيل.
دور فريقك
اجمع بيانات العملاء والموردين والأصناف والموظفين والأصول والأرصدة ونقّحها، ثم اعتمد البيانات بعد تحميلها.
المرحلة 4: الإعداد والاختبار
المدة: من أسبوعين إلى ستة أسابيع (مدة استرشادية)
نهيّئ الوحدات والأدوار وخطوات الاعتماد والتقارير والمستندات المطبوعة، ثم نشغّل سيناريوهاتك الفعلية من البداية إلى النهاية، من طلب الشراء حتى السداد، أو من بلاغ العطل حتى أمر عمل مغلق ومحسوب التكلفة.
دور فريقك
يختبر المستخدمون الرئيسيون سيناريوهاتهم اليومية ويبلغون عن أي شيء لا يطابق طريقة عملك.
المرحلة 5: التدريب وبدء التشغيل
المدة: من أسبوع إلى أسبوعين (مدة استرشادية)
ندرّب مسؤولي النظام والمستخدمين الرئيسيين والفرق الميدانية حسب أدوارهم، بالعربية أو الإنجليزية، ثم نتفق على موعد بدء التشغيل وننتقل إلى النظام الجديد بحضور فريق KMK.
دور فريقك
خصّص وقتًا لجلسات التدريب، وأكّد موعد الانتقال والأرصدة الافتتاحية النهائية.
المرحلة 6: الدعم بعد بدء التشغيل
المدة: مستمر، وفق ما يحدده العرض المقدَّم إليك
نبقى قريبين منك في الأسابيع الأولى، نجيب عن الأسئلة ونضبط الإعدادات مع تدفق العمل الفعلي. وبعد ذلك يظل فريق دعم KMK في القاهرة جهة التواصل معك ويساعدك على إضافة الوحدات مع نمو أعمالك.
دور فريقك
أبلغ عن المشكلات عبر قناة الدعم المتفق عليها، واجعل المستخدمين الرئيسيين أول من يساعد زملاءهم.
قبل الإعداد
قرارات يُستحسن حسمها مبكرًا
ثلاثة اختيارات تؤثر في معظم ما يليها، وحسمها في مرحلة التصميم يحافظ على سير المشروع وفق الخطة.
دليل الحسابات ومراكز التكلفة
حدّد كيف تريد المالية أن تُعِدّ تقاريرها، حسب الإدارة أو الفرع أو المشروع أو الموقع، وصمّم الحسابات ومراكز التكلفة على هذا الأساس. فكل وحدة تُرحّل إلى هذا الهيكل، ولذلك يستحق أن يُضبط أولًا.
قواعد الترقيم والاعتماد
اتفق على طريقة ترقيم المستندات في الشركات والفروع، وعلى من يعتمد طلبات الشراء والمدفوعات والإجازات. فالقواعد الواضحة منذ اليوم الأول تجنّبك إعادة العمل بعد بدء التشغيل.
ملكية البيانات الرئيسية
حدّد من يُنشئ بيانات العملاء والموردين والأصناف والموظفين والأصول ومن يحافظ عليها. فبوجود مسؤول واحد عن كل نوع من السجلات تبقى قاعدة البيانات المشتركة نظيفة مع نمو الأعمال.
أسئلة
أسئلة حول التنفيذ
هل يمكننا بدء التشغيل ببعض الوحدات أولًا؟
نعم. يمكنك البدء بالوحدات الأهم ثم إضافة غيرها في مراحل لاحقة، ولأن جميع الوحدات تتشارك قاعدة بيانات واحدة، تبني كل مرحلة على البيانات الموجودة لديك بالفعل.
من المسؤول عن خطة المشروع؟
تُعدّ KMK الخطة وتتابعها، ويعتمدها مسؤول المشروع لديك، بما في ذلك المواعيد التي تعتمد على فريقك، ويراجع الطرفان التقدم معًا في نهاية كل مرحلة.
ماذا لو لم تكن بياناتنا جاهزة؟
كثيرًا ما يحدد تجهيز البيانات وتيرة المشروع. فإذا احتاجت السجلات إلى تنقيح أكثر من المتوقع، تناقش KMK معك البدائل، مثل تحميل البيانات الرئيسية الأساسية أولًا، وتعدّلان الخطة معًا.
